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外贸管理致胜的九要诀

【】在外贸企业产品价格、出口营销等差异化越来越小的今天,管理已经成为企业竞争中拉开差距、做大做强的关键所在,而引进的外贸管理软件正是快速提升企业管理水平的有效方法。但对于大多数企业而言,如何正确选择外贸管理软件是个陌生领域,它不像对自己本行业的产品那样容易了解、鉴别。因此,有相当一部分企业在实施外贸管理软件时遭受失败,有的甚至是多次。    “富通天下”作为行业的领导品牌和一个负责任的公司,我们有义务给广大的客户一些专业的建议,特别是正准备实施外贸管理软件的企业。为此,我们结合拜访中遇到的众多客户失败的惨痛教训,专门印制了这本“9要诀”,每个要诀可以说都是企业投入几万甚至几十万的损失换来的,希望能对大家决策有所帮助,避免管理上的投资损失。不管您目前是否决定引进外贸管理软件,如果这些理念能对您的管理决策有所启发,我们会感到非常欣慰!    1.选择外贸管理软件,一定要有“挣钱”和“数钱”二个阶段的管理    10年前,外贸经营权没有放开,很多外贸企业处于“订单来不及”的状态,那时企业担心的不是订单,而是如何管理落实好大量订单。因此,早期的外贸管理软件也都是以订单后的生产采购安排、财务库存等内容的管理为主,这个过程好比是“数钱”阶段,直到现在许多外贸管理软件还仍然是以这个阶段管理为主。    但随着自营进出口权的放开,外贸竞争的日趋激烈,企业逐渐从“订单来不及”转变成了“订单吃不饱”的状态,客户资源的争夺日益加剧,出国参展、登网站杂志广告的营销投入不断加大。由此,“挣钱”阶段的管理就变得日益重要起来:谁能对客户的查询作出迅速的反应,谁能有效地跟踪好客户,谁就较有机会获取客户订单。否则没订单的话,就根本谈不上管理订单了,这就象“没有钱就谈不上理财”一样。    所以,“富通天下”认为完整的外贸管理应该是“客户资源管理系统”和“外贸业务管理系统”的有机结合,缺一不可,只有这样才能实现“挣钱”和“数钱”二个阶段的管理。否则,随着企业管理的发展,软件不是用不上了就是要重新购买,浪费精力和财力。    2.选择外贸管理软件,考察其成熟性、稳定性是重点,特别是对于邮件功能    现在外贸管理中,邮件的管理已经越来越被企业所重视,因此许多软件公司看到了这个市场机会,于是纷纷推出了兼带邮件功能的外贸管理软件。    事实上,简单实现邮件的收发不是关键问题,挑战在于它的稳定性与可靠性。以“富通天下”为例,专业的外贸邮件工具,真正成熟稳定均要在5年以上,并经过了数以万计用户的实际使用检验。而市场上一些匆匆推出的外贸软件的邮件功能,从其开发到销售一般才一年左右时间。这些公司可能成立有几年了,但之前的软件产品是完全与邮件通讯技术无关的,现在纯粹为了炒作一个销售概念,那用户轻易使用的风险是非常高的。    比如,您的业务员收到一个新客人的询盘邮件,他也很认真地回复了,但客户就是没有反馈,而这种情况的出现很有可能是对方根本就没有收到邮件,因此危害特别巨大。因为出现这种情形往往很难发现,除非国外的客户确实非常喜欢您的产品,主动和您的业务员再联系,否则新客户就这样在不知不觉中丢失了,而您还不知道其中原因。    因此,在外贸领域,有时候一封邮件就意味着一个订单,如果连可靠性和稳定性都得不到保证,那就失去了外贸管理的根本和基础,没有哪个老板会愿意拿自己的生意去冒这个风险。因此,我们强烈建议:看下是否有国内或行业内的知名大企业(上百人使用、客户遍及世界各地)在稳定使用该邮件工具2年以上的,通常他们的评估要求会更苛刻,决不容许有丝毫差错。当然,如果能电话或实地了解一下,就更有利于正确决策。    3.选择外贸管理软件,其核心技术必须自主开发,功能不能七拼八凑简单集成    市场上一些软件供应商由于自身缺乏核心技术和研发实力,往往在客户很重视某个功能时,先答应客户能做到,然后一些重要的功能就直接从第三方购买嫁接。然而,由于各功能模块是七拼八凑的简单集成,后果就是无法做到数据传输的无缝衔接和技术更新受制于人,稳定性和易用性大大降低。很多企业信息化失败的直接原因也在于此。    以外贸软件的传真管理为例,这是一个技术难度非常高的功能,一些外贸软件的产品介绍中也说有传真管理,实际上是用其他公司的“语音传真卡”来替代,自己根本没有配套的硬件和传真驱动程序。殊不知,“语音传真卡”是以语音功能为主、传真功能为辅的设备,在传真通信方面本身就存在技术缺陷,收发正确率较低,根本不能用在外贸行业的传真通信。    特别,如果自己没有核心技术研发能力,那像“富通天下”所具备的手写纸张传真直接发送、断点续传、同号合并等等很多重要而实用的功能就无法实现了。    所以,对外贸管理软件,我们不光要看它有什么功能,更要看它是怎么做到的。这就好比您需要一部“能拍照的手机”,但对方却给了你一部手机外加一架照相机,那就和您的初衷背道而驰了。在市场上,我们还看到一些外贸软件,将传真机发过的文件集中放在一个文件夹里就说有传真功能了,这就完全是在欺骗客户了。    4.外贸管理软件的发展趋势已经由“以功能为中心”转向“以客户为中心”    市场上的外贸管理软件从90年代末开始到现在,管理结构几乎没有变过,都是互相抄袭、千人一面的“客户围绕功能转”的结构,这点从软件的界面一眼就能看出,常常是左边一排功能模块按钮。    这样的设计,很难对客户的情况有个全面的掌握,更是与外贸“服务和跟踪”的新理念不相适应。“富通天下”倡导的“以客户为中心”,就是要选中客户就能马上知道:我们和客人都有过哪些邮件和传真的往来、给他寄过什么、他让我们开发过什么样品、报过什么价格、签过哪些合同、备货出运怎样了、定金应收款情况如何了等等。客户管理应该从一张名片到核销结束,信息一条线非常清晰。    5.选择外贸管理软件,一定要让业务团队参与评估    选软件的是管理者,但用的较多的往往是下面的业务操作人员,特别是对于生产型企业。为什么很多软件用一段时间后就实在无法推行下去,较后成为摆设?原因就在于软件的界面臃肿、流程混乱,操作繁复,甚至还要退回到手工,大家意见非常大,严重影响了工作效率。    因此,决策前能听取使用人员的反馈是非常重要的!很多软件供应商往往回避这个问题,甚至自己也承认业务员会抵触,根本原因就还在于它的设计和功能,禁不起实际用户的检验。他们较热忠的是说服决策人员购买,其他人的意见体会并不属于他们关心的范围。    “富通天下”的理念是应该在业务员喜欢用、离不开的前提下,不知不觉地帮助公司建立起有效的管理,甚至出现业务员换了工作还建议新公司去买的情况,那才能达到理想的管理效果。因此,软件购买前,给所有人员做全场详细演示是必须的。相信,很多过不了这关的外贸软件就会自然被淘汰了!